Ziek bij FrieslandCampina? BeterschApp!

Van gras tot glas

‘Energie: dat is onze gemene deler’, vertelt Merel van Dorp als we samen met Martin ten Bloemendal naar een rustige kamer lopen. In totaal heeft FrieslandCampina in Nederland ongeveer 8000 medewerkers. Op kantoor, in de fabrieken: de organisatie is groot en veelzijdig. ‘Van gras tot glas, zeggen we zelf. Voor zoveel medewerkers kun je goed verzuimbeleid maken’, zegt Martin. Niet dat er veel werd verzuimd. Sterker nog, FrieslandCampina zat iets onder het landelijk gemiddelde. Maar toen de privacywet veranderde, zagen ze de kans om het verzuimbeleid te verbeteren. Merel: ‘Leidinggevenden ervoeren te veel administratieve last. En onze casemanagers waren druk met medewerkers achter hun broek aanzitten in plaats van écht helpen. Dan heb je twee partijen die gefrustreerd zijn.’

Hoe gaat het met je?

FrieslandCampina wilde dat medewerkers zich op een centraal punt ziek zouden melden. Vooral omdat meldingen niet altijd op tijd of zelfs helemaal niet werden geregistreerd. ‘Toen riep iemand: we maken een app!’ De app werd gefinancierd vanuit het Zilveren Kruis innovatiefonds en kreeg de naam BeterschApp. Ziek? Meld het in de BeterschApp! De melding komt direct binnen bij de verzuimdesk, waar verzuimdeskmedewerkers aan de slag gaan met het verzuim. Merel: ‘Leidinggevenden hebben nog wel de leiding in de re-integratie, maar de verzuimdesk en de casemanagers begeleiden en ondersteunen leidinggevenden en zieke medewerkers. Daardoor is er veel sneller hulp aanwezig.’ Merel is zelf casemanager geweest en weet waar het over gaat. ‘Het is echt een vak apart om zieke medewerkers te begeleiden. We bellen nu vanaf dag 1 met de medewerker: hoe gaat het met je?’

Lagere verzuimcijfers

‘Tussen ontwerp en start zit een periode van 5 maanden’, zegt Merel trots. ‘Dat is dus inclusief het bouwen van de app door onze interne appbouwers en het communiceren van ons project.’ Maar liefst 70% van de medewerkers meldt zich nu ziek of beter via de app. Dat het percentage binnen een jaar zo hoog is, hadden Martin en Merel ook niet verwacht. Bij FrieslandCampina voelen zowel medewerkers als leidinggevenden zich nu gehoord. En de rol van de casemanager is duidelijker. Frustraties? Die zijn er nu veel minder. Dankzij de app is hulp voor medewerkers sneller beschikbaar. Martin: ’Voor mij is dat toch de grootste winst. De verzuimcijfers zijn nu nog lager dan voor de lancering van BeterschApp. Door de snelle registratie en dus direct hulp. Zelfs die gemene griepgolf eerder dit jaar kreeg ons er niet onder, haha. Dat het verzuim dan ook nog is gedaald, is extra fijn. Als je het in cijfers wilt uitdrukken, praat je over 2 miljoen euro minder kosten…’

Medewerkers doen waar ze goed in zijn

De combinatie van mensenwerk en een app is ideaal, vindt Martin. Een moderne oplossing. ‘Maar er waren ook zorgen hoor. 2 klikken en je bent ziek, dat zal wel een stijging van de verzuimcijfers opleveren, dachten sommigen. Maar dat is dus totaal niet zo.’ Medewerkers moeten zich ziek melden via de app en daarna ‘gewoon’ de leidinggevende bellen – wat ook makkelijk via een knop in de app kan. ‘Het is belangrijk om mensen te laten doen waar ze goed in zijn. Teamleiders zijn bedoeld om hun team te leiden, niet om de administratie te doen’. Merel vult aan: ‘En case managers zijn er om het verzuim te leiden. Daar zijn zij goed in. Zij kunnen nu hun talent inzetten op de plekken waar het er echt toe doet. Dat maakt het verschil.’

BeterschApp in de praktijk

Martin komt zelf uit een fabrieksomgeving. Hij weet dus hoe het in de fabrieken ging. ‘Een teamleider in een kaasfabriek wil maar 1 ding: kaas maken. Wat als de kaas te lang in de pekel zit omdat er een medewerker mist? Dan wordt de kaas te zout. Hij of zij regelt een vervanger en is niet met de administratie bezig. Ach, vergeten!’ Dankzij de BeterschApp is dat verleden tijd. ‘Het proces is makkelijker, beter inzichtelijk en de hulp komt sneller waar het moet zijn.’ Hebben Merel en Martin zichzelf al eens ziek gemeld via de app? Martin wel, nadat hij een oprekking van zijn kniebanden had. ‘Ziek melden is ontzettend simpel. En dan belt de casemanager met een oplossing: “Oké, je kunt niet autorijden, maar wist je dat we via Zilveren Kruis een chauffeur kunnen regelen die je naar het kantoor rijdt?” Echt super!’

Persoonlijk + digitaal = win-win

Met BeterschApp heeft FrieslandCampina digitaal gecombineerd met het persoonlijke. De app ontlast leidinggevenden én stimuleert persoonlijke aandacht voor medewerkers. Dat is een ontwikkeling die Friesland Campina en Zilveren Kruis graag met andere organisaties delen. ‘Digitaal betekent niet per se onpersoonlijk. Dat je op een knop moet drukken, betekent niet dat er geen mensen achter zitten’, zegt Merel. ‘Ik hoor vaak van medewerkers dat ze het fijn vinden dat iemand checkt hoe het met hem of haar gaat.’ Hoe nu verder in de toekomst? ‘We laten zien dat digitale technologie een organisatie verder kan helpen’, zegt Martin. ‘Het staat ook in onze strategie voor de komende jaren. Maar eerst in oktober ons BeterschApp-jubileum vieren met worteltaart. Dat is bijna gezond, haha!’ Pas als we naar de lift lopen, vallen de ‘win-win’-stickers op die overal in het kantoor hangen. De link is snel gelegd: ‘Dit project is zeker een win-win’, aldus Merel. ‘BeterschApp is goed voor de organisatie en goed voor onze mensen.’

Reactie van een medewerker

Lotte, Business consultant: ‘Ik ben toevallig net ziek geweest. Het was de afgelopen weken mooi weer, behalve zaterdag natuurlijk: toen heb ik noodgedwongen de hele dag in de regen gelopen. Geen straf hoor, maar ik was dus iets te optimistisch gekleed. Het gevolg? Verkouden en zo’n ontzettende hoofdpijn! Ik was daarna niet fit genoeg om te werken. Dus ik opende BeterschApp. Dan is het een kwestie van op de Meld mij ziek-knop drukken en een paar vragen beantwoorden. Heel simpel. En fijn. Als ik ziek ben wil ik niet te veel tijd kwijt zijn met dingetjes invullen. Nu kon ik lekker uitrusten. Met de lunch kreeg ik een belletje van de verzuimdesk: hoe het met me ging? En beterschap natuurlijk! De volgende dag was ik terug op kantoor. Ik drukte op de groene Meld mij beter-knop en ging aan de slag. Makkelijk en intuïtief!’